1. ความเป็นมา
แผนยุทธศาสตร์ (Strategic Plan) เป็นที่นิยมใช้กันในการทหาร การศึกสงครามและในด้าน การเมืองระหว่างประเทศ ปัจจุบันนี้การวางแผนแบบแผนยุทธศาสตร์ได้แพร่หลายเข้ามาในวงการเอกชน วงงาน ต่าง ๆ และรวมถึงวงงานของราชการมากขึ้น รัฐบาลมีนโยบายในการปรับเปลี่ยนกระบวนการ จัดทำงบประมาณไปสู่ระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงานตามยุทธศาสตร์ (Strategic Performance Based Budgeting) และในปีงบประมาณ พ.ศ. 2546 มีการริเริ่มให้กระทรวงจัดทำยุทธศาสตร์รวมทั้งกำหนดเป้าหมาย การให้บริการสาธารณะ โดยคำนึงถึงนโยบายของรัฐบาล ยุทธศาสตร์การจัดสรรงบประมาณ เป้าหมายการให้ บริการและภารกิจของหน่วยงาน เพื่อให้การจัดสรรทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและการบริการสาธารณะ ของรัฐบาลสอดคล้องกับความต้องการของประชาชน
ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่เจ้าหน้าที่ของส่วนราชการ ต้องมีความรู้และความเข้าใจในกระบวนการ การจัดทำแผนยุทธศาสตร์เพื่อให้มีทิศทางการดำเนินการที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพสูงสุด
2. วัตถุประสงค์ของการจัดทำแผนยุทธศาสตร์
1. เพื่อระดมความคิดหน่วยงานทั้งภายนอกและภายในของหน่วยงานเพื่อกำหนดทิศทางของ หน่วยงาน และเพื่อตอบสนองต่อกระแสความเปลี่ยนแปลงในปัจจุบัน
2. เป็นแผนแม่บท (Master Plan) เพื่อกำหนดกรอบแนวทางในการจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan) แผนปฏิบัติราชการ 4 ปีและแผนปฏิบัติราชการประจำปีของหน่วยงาน
3. เป็นกรอบแนวทางในการจัดทำคำของบประมาณ
3. ความสำคัญของการจัดทำแผนยุทธศาสตร์
1. แผนยุทธศาสตร์เป็นรูปแบบการวางแผนที่ช่วยให้หน่วยงานพัฒนาตนเองได้ทันกับสภาพ การเปลี่ยนแปลง เพราะการวางแผนยุทธศาสตร์ให้ความสำคัญกับการศึกษาวิเคราะห์บริบทและสภาพแวดล้อม ภายนอกหน่วยงาน
2. แผนยุทธศาสตร์เป็นรูปแบบการวางแผนที่ช่วยให้หน่วยงานในทุกระดับมีความรับผิดชอบ ต่อความสำเร็จและความล้มเหลวของหน่วยงาน ทั้งนี้เพราะการวางแผนยุทธศาสตร์เป็นการวางแผนขององค์การ โดยองค์การและเพื่อองค์การ ไม่ใช่เป็นการวางแผนที่ต้องกระทำตามที่หน่วยอื่นสั่งการ
3. แผนยุทธศาสตร์เป็นรูปแบบการวางแผนที่สอดรับกับการกระจายอำนาจ ซึ่งเป็นแนวทางหลัก ในการบริหารภาครัฐในปัจจุบัน และสอดคล้องกับที่สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือนได้ออกระเบียบกำหนดให้หน่วยงานภาครัฐทุกระดับมีการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนางานสู่มิติ ใหม่ของการปฏิรูประบบราชการ
4. แผนยุทธศาสตร์เป็นเงือนไขหนึ่งของการจัดทำระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน(Performance Base Budgeting) ซึ่งสำนักงานงบประมาณกำหนดให้หน่วยงานจัดทำก่อนที่จะกระจายอำนาจ ด้านงบประมาณโดยการจัดสรรงบประมาณลงไปให้หน่วยงาน
5. แผนยุทธศาสตร์เป็นการวางแผนที่ให้ความสำคัญต่อการกำหนด “ยุทธศาสตร์” ที่ได้มาจาก การคิดวิเคราะห์แบบใหม่ๆ ที่ไม่ผูกติดอยู่กับปัญหาเก่าในอดีต ไม่เอาข้อจำกัดทางด้านทรัพยากรและงบประมาณ มาเป็นข้ออ้าง ดังนั้น แผนยุทธศาสตร์จึงเป็นการวางแผนแบบท้าทายความสามารถ เป็นรูปแบบการวางแผน ที่ช่วยให้เกิดการริเริ่มสร้างสรรค์ทางเลือกใหม่ได้ด้วยตนเอง จึงเป็นการวางแผนพัฒนาที่ยั่งยืน
4. แนวทางในการออกแบบกระบวนการ (Plan Do Check Act)
« การวางแผน (Plan)
1. แต่งตั้งคณะกรรมการ/คณะทำงานจัดทำแผนยุทธศาสตร์
2. ศึกษา วิเคราะห์นโยบาย ยุทธศาสตร์ภารกิจ/พันธกิจของหน่วยงาน
3. จัดทำแผนยุทธศาสตร์(ประกอบด้วย วิสัยทัศน์พันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ตัวชี้วัด ค่าเป้าหมาย กลยุทธ์แผนงาน โครงการ กิจกรรม งบประมาณ)
« การปฏิบัติตามแผน (Do)
1. การแปลงเป็นแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ประจำปีไปสู่การปฏิบัติ
2. การถ่ายทอดแผนยุทธศาสตร์/แผนปฏิบัติการเพื่อให้หน่วยงานใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงาน
3. การเผยแพร่และประชาสัมพันธ์ให้บุคลากรในหน่วยงานทราบ
4. การดำเนินงานตามแผนยุทธศาสตร์/แผนปฏิบัติการของหน่วยงานตามวิธีการ/ขั้นตอนระยะเวลาที่กำหนดไว้
« การตรวจสอบการปฏิบัติตามแผน (Check)
1. วัดผลสำเร็จจากร้อยละเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักของงานหรือโครงการที่ส่วนราชการทำได้ในปีงบประมาณตามที่กำหนดไว้
2. สรุปผลการติดตามและประเมินผล รวมทั้งให้ข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุง การดำเนินงาน พร้อมทั้งจัดทำรายงานแจกจ่ายและเผยแพร่ในรูปของเอกสาร และนำลงเว็บไซต์ของหน่วยงาน
« การปรับปรุงแก้ไข (Act)
1. ทบทวนผลการดำเนินงานตามแผนยุทธศาสตร์/แผนปฏิบัติการในปีที่ผ่านมาเพื่อศึกษาปัญหา อุปสรรคในการดำเนินงาน สำหรับกำหนดกรอบแนวทางการดำเนินงานในปีต่อไป
2. ทบทวนตัวชี้วัด ค่าเป้าหมายเพื่อให้เกิดความท้าทายในเชิงยุทธศาสตร์
3. ทบทวนและปรับปรุงแผนยุทธศาสตร์/แผนปฏิบัติการให้สอดคล้องกับสภาพการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
5. ผังแสดงขั้นตอนตามแบบ
ในการออกแบบกระบวนการจัดทำแผนยุทธศาสตร์กระทรวงมหาดไทย ได้เลือกแนวทางการออกแบบกระบวนการ โดยใช้เครื่องมือกระบวนการดำเนินงานในรูปของแผนภาพแสดงขั้นตอนตามแบบ SIPOC Model ซึ่งย่อมาจาก
S : Supplier (ผู้สนับสนุนปัจจัยนำเข้า)
I : Input (ปัจจัยนำเข้า)
P : Process (กระบวนการ)
O : Output (ปัจจัยนำออกหรือผลผลิตกระบวนการ)
C : Customer (ผู้รับบริการ)
ขั้นตอนการจัดทำแผนยุทธศาสตร์กระทรวงมหาดไทย โดยทั่วไปกระบวนการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ของหน่วยงานจะมีองค์ประกอบของแผนยุทธศาสตร์หรือขั้นตอนการดำเนินงาน ได้แก่การประเมินสภาพแวดล้อมภายในและภายนอก การประเมินหน่วยงาน การกำหนดวิสัยทัศน์พันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์เป้าประสงค์กลยุทธ์ตัวชี้วัด ค่าเป้าหมาย โดยกระบวนการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ของหน่วยงานม่งเน้นเชื่อมโยงกับนโยบายรัฐบาลุ ยุทธศาสตร์ระดับชาติและถ่ายทอด ลงไปสู่การปฏิบัติทั้งมิติของกระทรวง/หน่วยงาน (Function) และมิติของพื้นที่ (Area) โดยสามารถอธิบาย รายละเอียดในแต่ละขั้นตอนได้ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 แต่งตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงานจัดทำแผนยุทธศาสตร์ศึกษา วิเคราะห์ และทบทวนแนวนโยบายพื้นฐานแห่งรัฐ แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติแผนการบริหารราชการ แผ่นดิน นโยบายของรัฐบาล อำนาจหน้าที่ของหน่วยงาน และนโยบายหรือยุทธศาสตร์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้เป็นแนวทางในการจัดทำแผนยุทธศาสตร์
ขั้นตอนที่ 2 จัดทำกรอบแนวคิดในการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ให้มีความสอดคล้องเหมาะสม กับบริบทการเปลี่ยนแปลงในมิติต่าง ๆ
ขั้นตอนที่ 3 รับฟังความเห็น ข้อเสนอแนะและระดมความคิดเห็นจากผู้บริหาร ผู้เชี่ยวชาญส่วนราชการระดับกรมและหน่วยงานรัฐวิสาหกิจในสังกัดกระทรวงมหาดไทย หน่วยงานในสังกัดกระทรวงมหาดไทย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อวิเคราะห์สภาพแวดล้อมขององค์กร กำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์เป้าประสงค์กลยุทธ์ตัวชี้วัด ค่าเป้าหมาย
ขั้นตอนที่ 4 ส่วนราชการระดับกรมและหน่วยงานรัฐวิสาหกิจในสังกัดกระทรวงมหาดไทย หน่วยงานในสังกัดกระทรวงมหาดไทยกำหนดแผนงาน โครงการ กิจกรรม งบประมาณ และ รวบรวมข้อมูลเพื่อจัดทำแผนยุทธศาสตร์รวมทั้งประชุมคณะกรรมการหรือคณะทำงานเพื่อพิจารณารายละเอียด ของร่างแผนยุทธศาสตร์
ขั้นตอนที่ 5 จัดส่งแผนยุทธศาสตร์ให้ส่วนราชการระดับกรมและหน่วยงานรัฐวิสาหกิจ ในสังกัดกระทรวงมหาดไทย หน่วยงานในสังกัดกระทรวงมหาดไทย เพื่อใช้เป็นแนวทาง ในการดำเนินงานของหน่วยงานต่อไป
6. การแปลงแผนยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติ
การนำแผนยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัตินับเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก เพราะเป็นความสามารถ ที่จะผลักดันการทำงานของกลไกที่สำคัญทั้งหมดให้สามารถบรรลุผลลัพธ์ตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ การดำเนินงานจะเกิดผลอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องผลักดันให้มีการปรับเปลี่ยนแนวคิด ค่านิยม เป้าหมาย รวมถึงวิธีการและกระบวนการทำงาน การนำแผนยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติจะต้องทำให้หน่วยงานยอมรับแนวทาง แผนงาน โครงงานนั้น และพร้อมที่นำแนวทางนั้นไปดำเนินการได้อย่างเหมาะสมกับสภาพแวดล้อม และวิธีการ ปฏิบัติงานของตน ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีการระดมสรรพกำลังแสวงหาการสนับสนุนเพื่อให้เกิดการปฏิบัติและ สร้างความเป็นปึกแผ่นให้เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องมีความรู้สึกเป็นเจ้าของและมีส่วนร่วม ดังนั้น เพื่อให้บรรลุ วัตถุประสงค์และเป้าหมายของหน่วยงานจึงกำหนดแนวทางการนำแผนไปสู่การปฏิบัติโดยสังเขปดังนี้
1. ผู้บริหารต้องเข้าใจและผลักดันให้มีการดำเนินงานตามแผนอย่างมีประสิทธิภาพและสม่ำเสมอ
2. ให้หน่วยงานจัดทำแผนระยะกลางและจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan) และ ดำเนินการตามแผนยุทธศาสตร์มีการกำกับติดตามและประเมินผลคุณภาพ ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ประสบผลสำเร็จตามที่มุ่งหวังไว้
3. เร่งรัดให้หน่วยงานดำเนินงาน เพื่อเผยแพร่และเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ สาระสำคัญของแผนยุทธศาสตร์ให้เจ้าหน้าที่และบุคลากรที่เกี่ยวข้องทราบ มีส่วนร่วมและให้การสนับสนุนอย่าง กว้างขวาง เพื่อให้การนำแผนยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดความเป็นปึกแผ่น อย่างต่อเนื่อง
4. มีการกำหนดภารกิจความรับผิดชอบให้ชัดเจน เพื่อความสอดคล้องกับแผนงาน แผน อัตรากำลังและขจัดความซ้ำซ้อนของงาน
5. วางแนวทางปฏิบัติเพื่อให้เกิดความคล่องตัวและชัดเจนแก่ผู้ปฏิบัติและผู้เกี่ยวข้อง รวมทั้งลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
6. พัฒนาระบบการกำกับติดตามและการประเมินผลที่มุ่งเน้นการประเมินเพื่อการพัฒนา และปรับปรุงการดำเนินงานโดยมีการพัฒนาตัวชี้วัดผลสำเร็จของการดำเนินงาน ทั้งในด้านปริมาณ คุณภาพ ระยะเวลา ในการประเมิน ผู้ประเมิน และแนวทางในการเก็บรวบรวมข้อมูล
7. การติดตามและประเมินผล
หลังจากที่ทุกหน่วยงานได้ดำเนินการตามแผนยุทธศาสตร์แล้ว จำเป็นต้องมีการกำกับติดตามและประเมินผล เพื่อให้ทราบผลและความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานว่าจะสามารถ บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้โดยมีมาตรการดังนี้
1. ทุกหน่วยงานสร้างระบบการติดตาม ตรวจสอบและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง และ สร้างเครือข่ายเชื่อมโยงเป็นระบบเดียวกัน เพื่อให้สามารถเอื้อประโยชน์ร่วมกันได้ในทุกหน่วยงาน โดยจัดทำเกณฑ์ ชี้วัดความสำเร็จของแผนยุทธศาสตร์ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ให้เป็นรูปธรรม
2. สร้างมาตรการเร่งรัด หากมีโครงการที่ดำเนินการช้ากว่าที่กำหนดและตรวจสอบคุณภาพ อย่างใกล้ชิดสม่ำเสมอ
3. จัดประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อสรุปผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมาเพื่อนำข้อมูลที่ได้เป็นฐาน ในการวิเคราะห์ในการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ในครั้งต่อไป
4. มีการปรับปรุงแผนยุทธศาสตร์เพื่อให้สอดคล้องกับสภาพการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
โดยกระบวนการจัดทำแผนยุทธศาสตร์กระทรวงมหาดไทย มีความสอดคล้องและเชื่อมโยงกับกระบวนการติดตามและประเมินผลแผนปฏิบัติราชการและแผนการใช้จ่าย งบประมาณ โดยจะมีการทบทวนผลการปฏิบัติงานตามแผนในปีที่ผ่านมา เพื่อศึกษาถึงปัญหา อุปสรรคในการ ดำเนินงานสำหรับใช้ใช้ในการกำหนดกรอบแนวทางการดำเนินงานในปีต่อไป ตลอดจนมีการรายงานให้ผู้บริหาร ทราบเป็นระยะๆ
นอกจากนี้การเผยแพร่และนำกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงไปสู่การปฏิบัติโดย ได้จัดทำคู่มือกระบวนการ ผังกระบวนการ/มาตรฐานการปฏิบัติงาน และถ่ายทอด กระบวนการดังกล่าวให้ผู้ที่มีส่วนที่เกี่ยวข้อง ทั้งในกระบวนการออกแบบกระบวนการและผู้ที่มีหน้าที่ในการนำกระบวนการไปสู่การปฏิบัติให้เข้าใจ โดยมีกระบวนการเรียนรู้จากการที่ได้ลงมือปฏิบัติจริง ซึ่งเป็นการ ผสมผสานระหว่างภาคทฤษฎี(นามธรรม) และภาคปฏิบัติ(รูปธรรม) ทำให้เกิดกระบวนการคิดและฝึกปฏิบัติ เพื่อก่อให้เกิดทักษะ รวมทั้งนำไปสู่การถ่ายทอดและขยายผลจนเกิดเป็นเครือข่ายเป็นวัฒนธรรมการทำงานขององค์การในที่สุด อีกทั้งยังเกิดเครือข่ายในการทำงานระหว่างหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ในสังกัดกระทรวงมหาดไทยในการปรับปรุงกระบวนการและทบทวนคู่มือกระบวนการ ซึ่งจะก่อให้เกิดการพัฒนา องค์การอย่างต่อเนื่อง การปฏิบัติราชการมีประสิทธิภาพ สร้างความพึงพอใจและประโยชน์สุขให้กับประชาชน
ที่มา : คู่มือการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ กระทรวงมหาดไทย (Strategic Planning Manual)